Atribuições das coordenações de polo de apoio presencial do Sistema UAB
De acordo com os Referencias de Qualidade para Educação superior a distância (2007), dentre os profissionais do corpo técnico-administrativo do polo de apoio presencial do sistema UAB, destaca-se a COORDENAÇÃO DE POLO de apoio presencial da UAB como o principal responsável pelo funcionamento dos processos administrativos e pedagógicos que se desenvolvem na unidade.
Nesse sentido, a coordenação de polo necessita conhecer os projetos pedagógicos dos cursos oferecidos pelas IFES em sua unidade, atentando para os calendários acadêmicos das mesmas, especialmente no que se refere às atividades de discentes, zelando para que a infraestrutura necessária esteja disponível e em condições de perfeito uso. Enfim, prezar para que toda a infraestrutura esteja preparada para a viabilização das atividades a distância e encontros presenciais.
Outra importante atribuição da coordenação de polo é a supervisão do trabalho desenvolvido na secretaria da unidade. Por exemplo, para que o registro dos estudantes e todas as demais ocorrências, tais como notas, disciplinas ou módulos cursados, frequências, transferências, sejam feitas de forma organizada no tempo especificado no calendário acadêmico. Portanto, para o exercício de suas funções, a coordenação de polo deve agir em sintonia com as datas acadêmicas e administrativas das IFES.
Frente às exigências e especificidades da modalidade educacional a distância difundida pelo sistema Universidade Aberta do Brasil (UAB), cabe, consequentemente, a coordenação de polo de apoio presencial da UAB a habilidade e capacitação para atuar tanto no âmbito pedagógico, quanto em relação à administração dos recursos humanos e infra-estrutura do respectivo polo no qual exerce essa função.
Assim, entende-se a atuação da coordenação de polo como a de um setor capaz de mediar relações de estudos e as atividades administrativas, no seu respectivo polo da UAB. Além disso, tem papel fundamental na articulação entre a IFES que ofertam os cursos e a mantenedora do polo que as recebe, bem como deve desempenhar todas as demais atribuições da COORDENAÇÃO DE POLO, de acordo com o Anexo I da Portaria nº26/2009 - CD FNDE (Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação), que estabelece o Manual de Atribuição dos Bolsistas. Essas atribuições do Coordenador de Polo incluem os seguintes itens para os quais inserimos alguns esclarecimentos:
- Acompanhar e coordenar as atividades docentes, discentes e administrativas do polo
Para isso, seguindo a orientação da UAB da Universidade Federal de Santa Maria, a coordenação de polo deve ter pleno conhecimento de todos os Projetos Pedagógicos dos Cursos (PPC) de graduação e pós-graduação ofertados no polo; estar ao par do calendário letivo vigente na UFSM e dos cronogramas de atividades de cada curso e de cada uma das suas respectivas disciplinas integrantes da grade curricular. Ainda nesse sentido, a coordenação deve estar atenta e compatibilizar, preferencialmente, a semana acadêmica dos cursos nos polos com o calendário da UFSM, segundo orientação das coordenações dos cursos ofertados. Destaca-se que a iniciativa e a responsabilidade pela organização da semana acadêmicas dos cursos nos polos, prevista no calendário acadêmico da UFSM como atividade letiva, é das coordenações de curso, devendo as coordenações de polos atuar sob esta orientação.
Cabe a Coordenação de polo conhecer, gerir e supervisionar todas as atividades relacionadas ao funcionamento do mesmo. Isso inclui atuar juntamente as coordenações de tutoria em cada um dos cursos ofertados. Sua atuação é mais incidente junto ao bibliotecário, ao técnico em informática e a cada um dos demais membros do corpo técnico-administrativo do polo, garantindo que os mesmos exerçam suas funções de apoio e necessárias para a plena realização dos cursos. Destaca-se, que a responsabilidade pela tutoria presencial no polo cabe a coordenação de tutoria do curso da UFSM.
Portanto, reitera-se que a coordenação de polo deve gerir e atuar junto à equipe de apoio técnico-administrativo em suas funções na secretaria acadêmica da UFSM, no registro e acompanhamento de procedimentos de matrícula, avaliação e diplomação dos estudantes, envolvendo o cumprimento de prazos e exigências legais, previstas no calendário acadêmico em todas as instâncias; bem como no apoio ao corpo docente e de tutores nas atividades presenciais e a distância, distribuição e recebimento de material didático, atendimento aos estudantes, seja em laboratórios, bibliotecas, entre outros.
- Garantir às atividades da UAB a prioridade de uso da infra-estrutura do polo
A coordenação de polo deve garantir a utilização da infraestrutura do polo de apoio presencial da UAB em prol do cumprimento das demandas dos cursos ofertados pelo sistema UAB para efetivo funcionamento no polo sob sua coordenação. Dessa forma, recomenda-se atenção a disponibilidade das instalações, materiais, equipamentos e auxílio do corpo técnico-administrativo voltados, portanto, prioritariamente às atividades da UAB. Destaca-se que a atividade de tutoria não é responsável pelas condições de infraestrutura, uma vez que não pertencem ao quadro dos recursos humanos dos polos.
- Participar das atividades de capacitação e atualização
A capacitação e sua certificação pela IFES é uma exigência contínua a fim de que a coordenação de polo mantenha-se integrada às atualizações que permeiam seu âmbito de atuação dentro do sistema UAB e dinâmica dos cursos ofertados. Espera-se também que a coordenação possa atuar em um espaço de ensino-aprendizagem que proporcione o contato com a realidade profissional e organizacional das IFES e a convivência e permuta de experiências com seus pares, na perspectiva de crescimento e aprimoramento no desempenho da coordenação de polo. Destaca-se, que isso não implica que as coordenações dos polos tenham acesso ao ambiente virtual de ensino-aprendizagem, especificamente as atividades a distância das disciplinas dos cursos ofertados, mas sim acompanhamento dos encontros presenciais de caráter avaliativo nos polos, especialmente quando os docentes das IFES não estiverem presentes.
No momento, a referência para o cumprimento dessa atribuição é a inclusão de dados e informações a serem disponibilizados na plataforma SisUAB, visando a atualização das informações sobre o polo, de modo que a DED/Capes possa gerenciar as informações sobre o polo de apoio presencial da UAB. Destaca-se que isso é responsabilidade das coordenações de polos e tanto as IFES quanto a DED/Capes se guiam pelas mesmas nos períodos de ofertas e reofertas de curso.
- Elaborar e encaminhar à coordenação do curso, relatório de frequência e desempenho dos tutores presenciais e técnicos atuantes no polo
As coordenações de polos precisam ter conhecimento e estarem integradas ao trabalho desenvolvido pelas coordenações de tutoria e de cursos das IFES, ofertados nos polos de apoio presencial da UAB, para que a elaboração dos relatórios cumpra a função de auxiliar na implementação e melhoria dos Projetos Pedagógicos dos Cursos.
- Acompanhar as atividades de ensino, presenciais e a distância
Dentro dessa atribuição, a coordenação de polo deve atuar a partir da concepção de que em um curso a distância o estudante deve ser o centro do processo educacional. Para isso, espera-se que a coordenação do polo esteja integrada e acompanhe as atividades presenciais e a distância, através da tutoria, pertinentes à formação dos estudantes. Para tanto é indispensável verificar, permanentemente, que a interação presencial e mediada pelas tecnologias de informação e comunicação requeridas, estejam apoiadas em um adequado e efetivo sistema de tutoria e do ambiente computacional, especialmente implementados para atendimento às necessidades dos estudantes. Seguindo esta orientação, destaca-se, mais uma vez, a necessidade de conhecer e acompanhar o calendário acadêmico da UFSM, assim como os cronogramas dos encontros presenciais das disciplinas desenvolvidas ao longo do semestre letivo nos cursos ofertados no polo de apoio presencial da UAB.
- Acompanhar e gerenciar o recebimento de materiais no polo, e a entrega dos materiais didáticos aos estudantes
Objetiva-se que essa atribuição contemple as condições necessárias para prover suporte pedagógico aos estudantes, tutores e professores, por meio da manutenção atualizada das bibliotecas e do acesso aos materiais didáticos complementares ao ensino-aprendizagem advindos dos cursos das diferentes IFES. Destaca-se que, a responsabilidade pela disponibilização de materiais didáticos (bibliografias básicas e complementares) nas bibliotecas dos polos é das coordenações dos mesmos.
- Zelar pela infraestrutura do polo
Cabe a coordenação do polo de apoio presencial da UAB a responsabilidade pela manutenção e cuidados com as condições de infraestrutura do polo, o que inclui instalações, equipamentos e materiais didáticos. Deve-se, portanto, gerenciar a atuação dos profissionais do corpo técnico-administrativo no polo de apoio presencial da UAB em atividades de suporte técnico para laboratórios e bibliotecas, como também nos serviços de manutenção e zeladoria de materiais e equipamentos tecnológicos. Destaca-se que, a atividade de tutoria não tem responsabilidade pela infraestrutura do polo, cabendo-lhe apenas zelar pela mesma.
Quando a coordenação de polo receber solicitações de estudantes de qualquer um dos cursos ofertados pelas IFES no polo de apoio presencial sob sua coordenação, deve encaminhá-las por escrito para as respectivas coordenações de tutoria e de curso ao qual está vinculado o acadêmico. Para que aconteça isso, torna-se oportuno que a coordenação colete, preliminarmente, junto ao tutor (a) presencial de cada curso ofertado no polo, informações sobre a situação e quaisquer problemas enfrentados pelos estudantes, responsabilizando-se por descrever (e não analisar) os acontecimentos para as coordenações de tutoria e de curso. Destaca-se que, apenas as coordenações de tutoria e de curso, no âmbito dos colegiados de cursos, tem responsabilidade para julgarem questões acadêmicas e estudantis das IFES.
- Articular, junto às IFES presentes no polo de apoio presencial, a distribuição e o uso das instalações do polo para a realização dos encontros presenciais dos diversos cursos
A coordenação de polo deve atuar evitando conflitos e qualquer dificuldade na execução dos calendários acadêmicos e cronogramas dos encontros presenciais de cursos e das disciplinas previstos pelas diferentes IFES. Destaca-se que, os cursos da UFSM só realizam encontros presenciais nos polos, previamente planejados no início de cada semestre letivo. Estes só ocorrem dentro do calendário acadêmicos, sempre nas sextas-feiras de noite e sábados manhã e tarde.
- Organizar, junto com as IFES presentes no polo, calendário acadêmico e administrativo que regulamente os encontros presenciais dos estudantes no polo
Para que isso seja viável, torna-se importante que a coordenação de polo mantenha, com bastante antecedência, contato com as coordenações de tutoria e de cursos das diferentes IFES que serão ofertados no polo. Destaca-se que, os calendários acadêmicos das IFES são organizados e aprovados pelos Conselhos Superiores de Ensino, Pesquisa e Extensão de cada uma, tendo as mesmas autonomia constitucional para tanto. Em caso de coincidências de horários dos encontros presenciais nos polos, é necessário dialogar com diferentes coordenações de tutoria e de cursos de diferentes IFES.
- Articular-se com o mantenedor do polo com o objetivo de prover as necessidades materiais, de pessoal e de ampliação do polo
Fundamentalmente, essa atribuição da coordenação deve primar pela perspectiva de que, efetivamente, se viabilize, com qualidade, o desenvolvimento dos atuais cursos ofertados pelas IFES no polo de apoio presencial, somadas as perspectivas de novas ofertas de cursos. Destaca-se que nesta instância as IFES apenas se restringem a apoiar as coordenações de polo nas reivindicações junto ao mantenedor.
- Receber e prestar informações aos avaliadores externos do MEC
Torna-se de fundamental importância que a coordenação de polo de apoio presencial mantenha, constantemente, organizada toda a documentação e informações a serem prestadas ao MEC, tanto em relação aos cursos quanto ao polo de apoio presencial, favorecendo e visando sua melhor avaliação. Destaca-se que as IFES tem disponibilizado estas informações nos portais virtuais de suas administrações centrais (reitorias).