Oferta de disciplinas e matrículas discentes no Sistema de Informações para o Ensino
MÓDULO 4
1) Introdução ao SIEA Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) utiliza o SIE para oferta de disciplinas e matrículas discentes.
Seu desenvolvimento está baseado nas especificações fornecidas pela Unidade de Coordenação de Programas (UCP) do Ministério da Fazenda e da Comissão de Informática da Fundação de Apoio a Tecnologia e Ciência (FATEC) da UFSM e Ministério da Educação e Cultura (MEC), visando adequar o sistema às necessidades das instituições de ensino superior do Brasil. O SIE está dividido, conceitualmente, em dez sistemas aplicativos: Acadêmico, Administração Orçamentária e Financeira, Central de Atendimento, Recursos Humanos, Saúde, Serviços Gerais, Informações Gerais, Legislação, Gerenciamento e Controle de Aplicações, bem como Planilha de Cálculo. Os sistemas aplicativos estão divididos em módulos e estes divididos em cadastros e funções.O SIE utiliza tecnologias correntes, oferece facilidade de utilização para o usuário final, com interface amigável, apresenta recursos de extração de dados e sua formatação em informações operacionais e gerenciais. Ele foi desenvolvido especificamente para Instituições Públicas de Ensino Superior, sendo um sistema integrado que poderá vir a abranger muitos outros procedimentos para informação educacional.
2) Aspectos Introdutórios sobre a Oferta no SIEA oferta é essencial para viabilizar o processo de matrículas.
A oferta ocorre, basicamente, com a utilização do Sistema de Informações para o Ensino - SIE. Em cursos presencias, a oferta ocorre, primeiramente, na coordenação de curso que insere as disciplinas que vai oferecer no determinado semestre; e, posteriormente, ocorre a confirmação de docentes para cada disciplina, realizada pelo departamento didático. A matrícula é feita via web, com a excepcionalidade de que os calouros efetuam a primeira matrícula pessoalmente em suas coordenações de curso. Na Educação a Distância o sistema de matrículas é similar, com a diferença de que o calouro será matriculado automaticamente pela coordenação de curso. Abaixo, disponibiliza-se fluxos para que se compreenda melhor a sistemática de oferta de disciplinas.
3) Fluxo Resumido do Processo de Oferta de Disciplinas: Influencia a visualização das Disciplinas na Matrícula web – Fluxo Adaptado aos Cursos EaD
1) Coordenador realiza solicitação de oferta de disciplinas na aplicação 1.1.2.01 do SIE e tramita ao Departamento.
Para 2013/1, período para solicitação é de 22/10 a 20/11.
2) Coordenador EAD encaminha memorando ao NTE indicando os professores responsáveis por cada disciplina da solicitação de oferta. Atente para as especificidades de cadastro de professores externos à UFSM no SIE obedecendo os mesmos prazos previstos no calendário acadêmico.
3) NTE confere solicitação/indicação de professores e encaminha memorando ao DERCA para inclusão de professores e confirmação das disciplinas, com posterior encaminhamento ao Curso para conferência e matrícula.
4) Coordenador verifica na aplicação SIE número 1.1.4.20.01 o registro de pré-requisitos e ajusta, se necessário. O ajuste só pode ser feito via memorando ao DERCA, incluindo ata de aprovação dos pré-requisitos pelo colegiado.
5) Coordenador realiza configuração da política de matrícula do curso no Portal do Derca. A aplicação Configurador de Curso possibilita que o próprio curso (coordenador) defina a política de visualização de disciplinas na matrícula web de seus alunos através do ajuste de parâmetros relacionados a Configurações de Matrícula. Esta ação deve ser realizada no máximo até o início do período de matrícula web dos alunos.
6) Professor de cada disciplina digita as notas no Diário de Classe disponível no Portal do Professor, consolida diário de classe on-line (incluindo presenças e conteúdos ministrados por aula) e encerra diário (finaliza, imprime, assina e entrega no departamento). A não digitação das notas pode implicar em pré-requisito não vencido.
Para 2012/2, período de digitação de notas e encerramento do Diário de Classe on-line é de 28/12 a 10/01/2013.
7) Alunos realizam solicitação de matrícula via Portal do Aluno (web).
Observação Atente que ao preencher a oferta de disciplinas por curso existe a possibilidade de escolha do escopo da turma. Esse item implica na visibilidade de disciplinas no formulário de matricula Web dos alunos.
3.1) Oferta de Disciplina Complementar de Graduação (DCG)nos cursos EaDUma DCG se destina a complementar, aprofundar e atualizar conhecimentos referentes às áreas de interesse do aluno ou que atenda aos objetivos do curso, expressos ou não em ênfases e integrantes da parte flexível de um Currículo. A oferta de DCG nos cursos a distância deverá atender aos mesmos critérios de oferta de DCG nas disciplinas presenciais. Acesse o link da Resolução 027/99 que estabelece normas para criação de Disciplinas Complementares de Graduação (DCG).
Orientações da Coordenadoria de Apoio ao Desenvolvimento do Ensino (CADE), para cadastro de uma DCG:
1º) Aprova a disciplina (DCG) no Departamento, e encaminha ao colegiado para apreciação e deliberação;
2º) Após reunião do colegiado do curso, o coordenador do curso envia uma cópia digital e outra protocolada do memorando, onde ele solicita a criação/cadastro da referida DCG, à CADE/PROGRAD.
3º) Envia junto à cópia desse memorando, uma cópia do programa da disciplina, onde deve constar: departamento, nome da disciplina, carga horária prática e teórica, os objetivos, e o programa em si, com as unidades, junto à esse, as bibliografias básica e complementar (mínimo três de cada).
4º) Envia junto ao memorando e ao programa, uma cópia da ata do colegiado.Após o recebimento desses documentos, a CADE/PROGRAD encaminha ao DERCA, para que eles cadastrem, criem código e ofertem essa disciplina no Sistema para os cursos.
4) Fluxo Resumido do Processo de Oferta de Disciplinas Influencia a Visualização das Disciplinas na Matrícula web
1) Coordenador realiza solicitação de oferta de disciplinas na aplicação 1.1.2.01 do SIE e tramita ao Departamento.
Para 2013/1, período para solicitação é de 26/11 a 21/12.
2) Departamento confere solicitação, indica professores e confirma/tramita ao Curso para conferência e matrícula.
Para 2013/1, período para confirmação é de 26/12/12 a 11/01/2013.
3) Coordenador verifica na aplicação SIE número 1.1.4.20.01 o registro de pré-requisitos e ajusta, se necessário. O ajuste só pode ser feito via memorando ao DERCA, incluindo ata de aprovação dos pré-requisitos pelo colegiado.
Para 2013/1, o período destinado aos ajustes na oferta de disciplinas, pelas coordenações e departamentos é de 14/01 a 08/02/2013, sendo o dia 14/01/2013, a data limite para entrada no DERCA das alterações de pré-requisitos.
4) Coordenador realiza configuração da política de matrícula do curso no Portal do Derca. A aplicação Configurador de Curso possibilita que o próprio curso (coordenador) defina a política de visualização de disciplinas na matrícula web de seus alunos através do ajuste de parâmetros relacionados a Configurações de Matrícula. Esta ação deve ser realizada no máximo até o início do período de matrícula web dos alunos.
5) Professor de cada disciplina digita as notas no Diário de Classe disponível no Portal do Professor, consolida diário de classe on-line (incluindo notas, presenças e conteúdos ministrados por aula) e encerra diário (finaliza, imprime, assina e entrega no departamento). A não digitação das notas pode implicar em pré-requisito não vencido.
Para 2012/2, período de digitação de notas e encerramento do Diário de Classe on-line é de 25/02 a 05/03/2013.
6) Alunos realizam solicitação de matrícula via Portal do Aluno (web).
Observação Atente que ao preencher a oferta de disciplinas por curso existe a possibilidade de escolha do escopo da turma. Esse item implica na visibilidade de disciplinas no formulário de matricula Web dos alunos.
Questão para o diálogo: No processo de efetivação da oferta de disciplinas no Curso, quais as principais dificuldades enfrentadas na utilização do Sistema de Informações para o Ensino (SIE)? O Fluxo resumido de Oferta de Disciplinas auxilia na compreensão desse processo?
5) A Oferta de Disciplina no Departamento Didático:
Conforme abordagem anterior, a oferta no Departamento Didático objetiva principalmente criar turma, defenir horário e designar professor para uma disciplina. Abaixo disponibiliza-se um tutorial sobre a oferta de disciplina no departamento.
Questão para o diálogo:Por que é importante a agilidade na resposta do departamento didático para confirmação do processo de oferta?
6) Como a Coordenação de Curso verifica se uma disciplina foi tramitada?
Para que o processo de oferta de matricula acontece efetivamente, não basta que a disciplina apareça na aplicação do SIE "1.1.2.0.1 Oferta de Disciplinas por Curso" como aceita. Ela precisa ser tramitada pelo chefe de departamento, informando o nome do professor que irá lecionar. Para verificar se a disciplina foi tramitada, confira o aplicativo "1.1.2.20.03 Oferta de docente por curso".
Questão para o diálogo: O que acontece se a disciplina não foi tramitada pelo departamento?
7) Importação de Oferta realizada em semestres anteriores – Cópia
Na aplicação SIE "1.1.2.0.1 Oferta de Disciplinas por Curso", após localizar o curso, selecionar o período "2º semestre" e atualizar a página. Em seguida, clique no botão "Copiar" e indique o "Ano de Origem" e "Período de Origem" e copie. Sua oferta do período anterior indicado foi copiada para a do semestre pretendido. Após isso, faça os ajustes necessários alterando as disciplinas.
8) Exportação dos Dados do SIE para o Ambiente Moodle
O processo de exportação de informações contidas no SIE para o Moodle visa sincronizar os dados do sistema de ensino para o ambiente de recursos educacionais e atividades a distância. Isso implica no ajuste das disciplinas e seus respectivos docentes e/ou discentes conforme a oferta realizada juntamente com o DERCA.A oferta de disciplinas é enviada ao SIE pelas coordenações dos cursos e a responsabilidade pela confirmação das informações fica a cargo dos Departamentos Didáticos. O envio da oferta de disciplinas ao SIE é efetuado através de solicitações.Quando o período destinado ao envio das solicitações para oferta de disciplinas ao SIE é finalizado, a equipe de Suporte da UAB/UFSM exporta os dados e informações dos cursos para o Moodle. O sucesso da etapa de exportação depende da realização da oferta pela coordenação do curso dentro do prazo estipulado. Caso contrário, no momento da exportação, as informações das disciplinas não serão localizadas no SIE para sincronização com o Moodle acarretando problemas posteriores, tais como:
- Problema de acesso ao Docentes e/ou Discentes: inexistência do cadastro de docente e/ou discente na plataforma Moodle devido à ausência de informações no SIE. No caso de cadastro de professor externo à UFSM deve-se obedecer os prazos previstos no calendário acadêmico;
- Problema de ausência de disciplinas: disciplinas ausentes no SIE não são cadastradas no Moodle tornando-se indisponíveis para o docente e/ou discente;
- Problema de disciplina sem docente: disciplinas ofertadas no SIE sem docente são exportadas para o Moodle impossibilitando o início das atividades pelo professor na plataforma Moodle. No caso de cadastro de professor externo à UFSM deve-se obedecer os prazos previstos no calendário acadêmico.
A oferta de disciplinas é uma etapa importante para o processo de exportação e se for realizada conforme os prazos pré-estabelecidos no calendário letivo todas as informações são disponibilizadas no Moodle para o início das atividades do semestre letivo.
Questão para o diálogo: No processo de exportação de informações do SIE para o Moodle por que é importante que a coordenação de curso realize a oferta dentro do prazo estipulado?
9) Configurador de matrículas
Até pouco tempo atrás todos os cursos estavam sujeitos a uma única regra para visualização das disciplinas. Portanto, diferentes cursos demandam diferentes regras. A solução proposta foi a criação de um configurador da matrícula web que possa ser manipulado pelo coordenador do curso (Portal do DERCA), viabilizando a implantação de políticas para visualização de disciplinas pelos alunos na matrícula web (Portal do Aluno).